Kartotekę środków trwałych można importować do systemu Firmatic z plików csv. Są to pliki tekstowe, w których wartości są oddzielone od siebie przecinkami, lub częściej średnikami.
Przygotowując plik z danymi przeznaczonymi do importu należy w odpowiedni sposób sformatować jego zawartość.
Plik powinien zawierać wyłącznie dane (nie powinien zawierać wiersza będącego nagłówkiem z nazwami poszczególnych kolumn).
Wszystkie daty w pliku (np. data nabycia środka trwałego, data przyjęcia do użytkowania) powinny być zapisane w formacie „dd/mm/rrrr”. Wskazany format daty jest stosowany w systemie Firmatic - użycie innego formatu w pliku csv spowoduje błędny import dat do systemu.
Po przygotowaniu pliku z danymi, można rozpocząć importowanie danych. W tym celu w menu głównym systemu Firmatic należy wybrać zakładkę Administracja→Import danych→Środki trwałe.
Przed zaimportowaniem danych należy wskazać lokalizację pliku z danymi oraz zdefiniować, w jaki sposób dane będą pobierane z pliku csv oraz w jaki sposób będą zapisywane w bazie danych.
W polu „Plik z danymi” należy wpisać ścieżkę dostępu do pliku z danymi.
W polu „Separator” należy wskazać, jaki znak jest używany w pliku csv do oddzielenia kolumn z danymi. Z reguły tym znakiem jest ”;”.
W polu „Co ma zrobić” należy wskazać, czy w trakcie importu Firmatic ma tworzyć nowe środki trwałe czy też aktualizować istniejące pozycje w bazie danych; należy w tym celu zaznaczyć odpowiednio flagę „założyć nowy środek trwały” lub „nadpisać istniejący”.
Pole „Po czym ma szukać” jest wykorzystywane jedynie w sytuacji, gdy chcemy zaktualizować istniejące już w bazie danych informacje o środkach trwałych. Przykładowo, gdy w bazie danych nie ma informacji o numerach fabrycznych składników majątku, możemy zaimportować je z pliku. Musimy jednak wskazać, w jaki sposób dane z pliku zostaną przyporządkowane do informacji w bazie danych. Mogą zostać przyporządkowane używając albo symbolu (flaga „po symbolu”) albo numeru inwentarzowego środka trwałego (flaga „po Nr inwentarzowym”).
Następnie należy wskazać, które kolumny w pliku csv odpowiadają poszczególnym pozycjom w bazie danych. Przykładowo, jeśli w pliku csv pierwsza kolumna danych zawiera numery inwentarzowe, przy pozycji „Nr inwentarzowy” należy wpisać numer kolumny „1”. Jeśli jakaś informacja nie jest uwzględniona w pliku z danymi, wtedy numer kolumny odpowiadający danej pozycji powinien mieć wartość „0”. Przykładowo, jeśli importowane dane nie zawierają informacji o dacie produkcji, wtedy przy pozycji „Data produkcji” należy wpisać numer kolumny „0”.
Po uzupełnieniu numerów kolumn, należy nacisnąć klawisz F1 a następnie wskazać lokalizację pliku z danymi. Po wybraniu odpowiedniego pliku, dane zostaną zaimportowane.