Aby uzyskać dane do Deklaracji Vat 7 należy posłużyć się filtrem składającym się z dziewięciu następujących części:
Faktury sprzedaży krajowe - w tej części filtra wybieramy faktury sprzedaży krajowej, z których kwoty powinny znaleźć się w polach 10, 13, 15, 16, 17, 18, 19 i 20 Deklaracji Vat 7.
Faktury sprzedaży zagranicznej WDT - w tej części filtra wybieramy faktury sprzedaży do krajów Unii Europejskiej (tzw. WDT, WDU), z których kwoty powinny znaleźć się w polach 11, 12, 21 Deklaracji Vat 7.
Faktury sprzedaży zagranicznej poza UE - w tej części filtra wybieramy faktury sprzedaży poza Unię Europejską, z których kwoty powinny znaleźć się w polach 11, 22 Deklaracji Vat 7.
Faktury sprzedaży Odwrotne obciążenie - w tej części filtra wybieramy faktury sprzedaży krajowej, co do których zastosowano regułę tzw. Odwrotnego obciążenia, a których kwoty powinny znaleźć się w polu 31 Deklaracji Vat 7.
Faktury zakupu (WNT, WNU) z Unii Europejskiej - w tej części filtra wybieramy faktury zakupu z krajów Unii Europejskiej (tzw. WNT, WNU), z których kwoty powinny znaleźć się w polach 23, 24, 29, 30, 45, 46 Deklaracji Vat 7.
Faktury zakupu Odwrotne obciążenie - w tej części filtra wybieramy faktury zakupu krajowego, co do których zastosowano regułę tzw. Odwrotnego obciążenia, z których kwoty powinny znaleźć się w polach 34, 35, 45, 46 Deklaracji Vat 7.
Faktury zakupu spoza Unii Europejskiej - w tej części filtra wybieramy faktury zakupu spoza Unii Europejskiej, z których kwoty powinny znaleźć się w polach 27, 28, 32, 33, 45, 46 Deklaracji Vat 7.
Faktury zakupu krajowe - w tej części filtra wybieramy faktury zakupu krajowe, z których kwoty powinny znaleźć się w polach 45, 46 Deklaracji Vat 7.
Faktury zakupu środków trwałych - w tej części filtra wybieramy faktury zakupu środków trwałych , z których kwoty powinny znaleźć się w polach 43, 44 Deklaracji Vat 7.
W prowadzeniu ewidencji faktur zarówno sprzedaży jak i zakupu trzeba pamiętać o kilku zasadach:
Ewidencjonując zakup lub sprzedaż towaru należy zastosować pozycję z katalogu towarów i usług, która jest zdefiniowana jako „Towar handlowy” (pole Klasa). Zaś ewidencjonując zakup lub sprzedaż usługi należy zastosować pozycję z katalogu towarów i usług, która jest zdefiniowana jako „Usługa” (pole Klasa).
Ewidencjonując sprzedaż z regułą Odwrotnego obciążenia musimy zastosować stawkę Vat „oo”, która wcześniej będzie definiowana ze stawką Vat 0%.
Jeśli ewidencjonujemy faktury zakupu, na których występują pozycje Odwrotnego obciążenia i zakup pozostały (np. zwykłe koszty), to do pozycji Odwrotnego obciążenia musimy zastosować specjalnie zdefiniowana stawkę podatku Vat, która będzie naliczać 23% Vat, np. O23, lub o23. W ten sposób wyróżnimy pozycje zakupu Odwrotnego obciążenia od zwykłych zakupów. Wtedy w tej części filtra, która dotyczy zakupów z regułą odwrotnego obciążenia tę właśnie stawkę należy wskazać w polu „Vat Odwrotne obciążenie”. W takiej sytuacji zastosujemy symbol faktury właściwy dla zakupów z odwrotnym obciążeniem. Należy pamiętać o tym, aby symbol ten był uwzględniony też w tej części filtra, która dotyczy zwykłych zakupów.
Jeśli ewidencjonujemy faktury zakupu, na których występuje zakup środka trwałego i inny zakup pozostały (np. zwykłe koszty), to do pozycji zakupu środka trwałego musimy zastosować specjalnie zdefiniowane Przeznaczenie (np. Środek trwały), które będzie nam odróżniać zakup środka trwałego od innych zakupów. Wtedy w tej części filtra, która dotyczy zakupu środków to właśnie przeznaczenie musimy wykazać w polu „Przeznaczenie Środek trwały”. W takiej sytuacji zastosujemy symbol faktury właściwy dla zakupów środków trwałych. Należy pamiętać o tym, aby symbol ten był uwzględniony też w tej części filtra, która dotyczy zwykłych zakupów.
Po wypełnieniu pół filtra należy wybrać miesiąc, rok i zaznaczyć pole „Zerować poprzednie obliczenia”. Uruchamiamy (F1) obliczenia. Program w oddzielnym pliku zapisze wykaz faktur, które nie zostały ujęte w filtrze, a należą do wybranego okresu. Plik należy przeanalizować.
Następnie program wyświetla poszczególne pola Deklaracji Vat 7. Po przeanalizowaniu wartości w polach klawiszem F6 eksportujemy dwa pliki: z zawartością Deklaracji Vat 7 i z zawartością pól JPK Vat 7. Pliki te zapisujemy w formacie xml. Pliki są zapisywane w formacie pozwalającym na import do programu e-Dek.
W chwili, gdy na ekranie wyświetlone są pola Deklaracji Vat 7 możemy cofnąć się do poprzedniego ekranu (tam gdzie jest filtr faktur) i możemy obejrzeć jakie faktury weszły w każdą z 9 części filtra. Przy tytule każdej części filtra jest ikonka lornetki. Klikając w tą ikonkę otrzymujemy wykaz faktur, które weszły w daną część filtra.