Kartotekę towarów i usług można importować do systemu Firmatic z plików csv. Są to pliki tekstowe, w których wartości są oddzielone od siebie przecinkami, lub częściej średnikami.

Przygotowując plik z danymi przeznaczonymi do importu należy w odpowiedni sposób sformatować jego zawartość. Plik powinien zawierać wyłącznie dane (nie powinien zawierać wiersza będącego nagłówkiem z nazwami poszczególnych kolumn).

Po przygotowaniu pliku z danymi, można rozpocząć importowanie danych. W tym celu w menu głównym systemu Firmatic należy wybrać zakładkę Administracja→Import danych→Import towarów. Przed zaimportowaniem danych należy wskazać lokalizację pliku z danymi oraz zdefiniować, w jaki sposób dane będą pobierane z pliku csv oraz w jaki sposób będą zapisywane w bazie danych.

• W polu „Plik z danymi” należy wpisać ścieżkę dostępu do pliku z danymi.
• W polu „Separator” należy wskazać, jaki znak jest używany w pliku csv do oddzielenia kolumn z danymi. Z reguły tym znakiem jest ”;”.
• W polu „Co ma zrobić” należy wskazać, czy w trakcie importu Firmatic ma tworzyć nowe pozycje w kartotece towarów i usług czy też aktualizować istniejące pozycje; należy w tym celu zaznaczyć odpowiednio flagę „założyć nowy towar” lub „nadpisać istniejący”.
• Pole „Po czym ma szukać” jest wykorzystywane jedynie w sytuacji, gdy chcemy zaktualizować istniejące już w bazie danych informacje o towarach. Przykładowo, gdy w bazie danych nie ma informacji o symbolach PKWiU towarów, możemy zaimportować je z pliku. Musimy jednak wskazać, w jaki sposób dane z pliku zostaną przyporządkowane do informacji w bazie danych. Mogą zostać przyporządkowane używając albo symbolu (flaga „po symbolu”) albo kodu kreskowego (flaga „po kodzie kreskowym”) albo symbolu dodatkowego (flaga „po symbolu dodatkowym”).

Pola „Dane z innych tablic” wykorzystywane są, jeśli importuje się informacje, które są już zdefiniowane w systemie Firmatic, np. jednostki miary. W takim przypadku należy ustawić kursor w polu „j.m.”, przy użyciu klawiszy kombinacji CTRL-F i wskazać żądaną jednostkę miary. Spowoduje to, że wskazana jednostka miary zostanie przypisana wszystkim importowanym towarom. Jeśli zaś jednostki miary są różne dla różnych towarów i znajdują się w pliku z danymi, należy wskazać numer kolumny, w której się znajdują. W przypadku danych już zdefiniowanych w systemie Firmatic istotne jest, aby plik z danymi zawierał taki symbol, jaki posiada dany element w systemie. Przykładowo, jeśli w słowniku jednostek miary kilogram ma symbol „33”, to w pliku z danymi również musi znajdować się symbol „33”, nie zaś „kilogram” czy „kg”.

Następnie należy wskazać, które kolumny w pliku csv odpowiadają poszczególnym pozycjom w bazie danych. Przykładowo, jeśli w pliku csv pierwsza kolumna danych zawiera symbolu towaru, przy pozycji „Unikalny symbol firmatica” należy wpisać numer kolumny „1”. Jeśli jakaś informacja nie jest uwzględniona w pliku z danymi, wtedy numer kolumny odpowiadający danej pozycji powinien mieć wartość „0”. Przykładowo, jeśli importowane dane nie zawierają informacji o lokalizacji, wtedy przy pozycji „Lokalizacja” należy wpisać numer kolumny „0”.

Flagi w kolumnie „Nakrywać pustym?” mogą przyjmować wartość „Tak” lub „Nie”. Flagi te są wykorzystywane jedynie w przypadku dopisywania informacji do towarów już istniejących w bazie danych. Wartość „Tak” oznacza, że jeśli w pliku z danymi we wskazanej kolumnie będzie znajdować się puste pole (np. dla pola „Informacja dodatkowa”) a w bazie danych pole to nie będzie puste, po zaimportowaniu danych informacja w bazie danych zostanie usunięta. Wartość „Nie” oznacza, że puste pole w pliku z danymi nie będzie zastępować informacji znajdującej się w bazie danych.

Po uzupełnieniu numerów kolumn, należy nacisnąć klawisz F1. Dane zostaną zaimportowane.