System Firmatic daje możliwość generowania dokumentów w trybie automatycznym. W trybie automatycznym mogą być generowane i wysyłane na wskazane adresy mailowe zamówienia własne w oparciu o zdefiniowane minimalne stany magazynowe. Kwestie techniczne dotyczące konfiguracji opisano tutaj.

Do automatycznego generowania zamówień potrzebne są dwa pliki konfiguracyjne:

• /u/klient/firmatic/web/cron/gen_zam.txt - jest w nim wskazany użytkownik, który generuje zamówienia
• /u/klient/firmatic/web/cron/gen_zam2.txt - są w nim wskazane symbole zamówień (wzorcowe i generowane)

Zamówienia automatyczne tworzone są według wzoru opisanego w Zamówieniu wzorcowym oraz na podstawie minimalnych stanów magazynowych wskazanych w kartotece Towarów i usług.

UWAGA!! Aby zamówienia generowały się automatycznie, w kartotece kontrahenta, którego zamówienie dotyczy musi być uzupełnione pole „Grupa”. Innymi słowy, kontrahent musi być przypisany do grupy cenowej.

Dla każdego kontrahenta, dla którego mają być generowane zamówienia automatyczne tworzy się zamówienie wzorcowe (symbol takiego zamówienia trzeba najpierw zdefiniować w: Specjalne→Słowniki→Symboli dokumentów).

Do nagłówka zamówienia wzorcowego wprowadza się takie dane, jakie mają znajdować się w nagłówkach zamówień generowanych automatycznie.

Do treści zamówienia wzorcowego wprowadza się towary, które mają być zamawiane. Nie podaje się natomiast ilości zamawianych towarów - początkowo powinna wynosić zero dla wszystkich towarów.

Można określić minimalną wartość zamówienia wzorcowego. W tym celu należy w treści zamówienia wzorcowego tak dobrać ilości towarów, aby sumaryczna wartość zamówienia odpowiadała ustalonej z dostawcą wartości minimalnej. Tak ustalona wartość minimalna będzie następnie porównywana z wartością wygenerowanego przez automat zamówienia.

Zamówienie wzorcowe powinno zawsze być zatwierdzone i zamknięte.

Po utworzeniu zamówień wzorcowych oraz stworzeniu plików konfiguracyjnych, w określonych terminach będą generowały się zamówienia własne.

Procedura sprawdza wszystkie towary znajdujące się w poszczególnych zamówieniach wzorcowych i porównuje ich stany magazynowe z ilością minimalną wpisaną w kartotece Towarów i usług. Jeśli ilość towaru na stanie jest mniejsza od ilości minimalnej, brakująca ilość jest dopisywana do zamówienia.

Ilości liczone są według poniższego wzoru:

ilość zamawiana = ilość minimalna - stan magazynowy - ilość z niezamkniętych zamówień (zamknięte zamówienia nie są uwzględniane przy generowaniu zamówień automatycznych)

Po porównaniu ilości wszystkich towarów z zamówienia wzorcowego, procedura sprawdza, czy wartość wygenerowanego zamówienia jest większa bądź równa wartości minimalnej zamówienia wzorcowego. Jeśli jest większa, zamówienie jest tworzone, jeśli nie, zamówienie jest kasowane i wysyłany jest e-mail z informacją o tym zdarzeniu.

Zamówienia automatyczne oraz informacja o tym, że zamówienie nie zostało wygenerowane z powodu zbyt małej wartości wysyłane są automatycznie mailem na adres, który wskazany jest w kartotece kontrahenta, którego dotyczy zamówienie wzorcowe. Jeśli zamówienia nie mają trafiać bezpośrednio do klienta, lecz do wyznaczonego pracownika Państwa przedsiębiorstwa, należy podać adres e-mail tego użytkownika w kartotece poszczególnych kontrahentów.