Aby uzyskać dane do pliku JPK/Magazyn należy wypełnić filtr składający się z następujących części:

• Zakres dat za jaki sporządzamy plik z zaznaczeniem jakiego typu jest to zakres.
• Segment dotyczący faktur „zwykłych”, które nie są fakturami z odwrotnym obciążeniem, ani nie są fakturami zaliczkowymi.
• Segment dotyczący faktur z odwrotnym obciążeniem.
• Segment dotyczący faktur zaliczkowych.

W każdym z trzech ostatnich segmentów mamy po trzy pola, które wypełniamy za pomocą ikonki (ctrl-f) lupy :

• Lista komórek
• Symbole faktur
• Lista symboli faktur

Pole Lista komórek wypełniamy tylko wtedy gdy faktury są wystawiane z komórką. Następnie wypełniamy jedno z pól: Symbole faktur (gdzie wybieramy poszczególne symbole faktur), albo Lista symboli faktur (gdzie wybieramy identyfikator wczesniej utworzonej listy symboli faktur).

Następnie uruchamiamy tworzenie pliku za pomocą ikonki Wykonaj (F1) . Należy zwrócić uwagę na to, że program utworzy nam pliki oddzielnie dla każdej waluty, która występowała w fakturach. Tak więc jeśli mamy faktury w PLN i EUR to otrzymamy dwa pliki. Na ekranie powinien pojawić się informacja: „Operacja wykonana poprawnie” i wybór „OK” lub „Pobierz”. Klikamy „Pobierz”. Pojawia się okienko do otwarcia pliku lub zapisu pliku. W zależności od tego jak mamy skonfigurowaną przeglądarkę plik zapisze się w określonej lokalizacji z domyślną nazwą lub samodzielnie będziemy mogli plik zapisać z wybraną nazwą w wybranej lokalizacji.

Otrzymany plik jest plikiem typu „xml” i w takim formacie należy go zapisać. Plik nadaje się do analizy przez organa kontrolujące lub do zaimportowania do innych programów zajmujących się plikami JPK. Po pobraniu pliku w systemie Firmatic klikamy OK.

Jeśli system utworzył plik dla kolejnej waluty to ponownie zobaczymy informację: „Operacja wykonana poprawnie” i wybór „OK” lub „Pobierz”. Klikamy „Pobierz” i jak powyżej plik zapisujemy. Itd.

Ogólne zasady posługiwania się programem FIRMATIC - wersja graficzna