Aby uzyskać dane do pliku JPK/Magazyn należy wypełnić filtr składający się z następujących części:

• Zakres dat za jaki sporządzamy plik z zaznaczeniem jakiego typu jest to zakres.
• Segment dotyczący faktur „zwykłych”, które nie są fakturami z odwrotnym obciążeniem, ani nie są fakturami zaliczkowymi.
• Segment dotyczący faktur z odwrotnym obciążeniem.
• Segment dotyczący faktur zaliczkowych.

W każdym z trzech ostatnich segmentów mamy po trzy pola które wypełniamy za pomocą ikonki (ctrl-f) lupy :

• Lista komórek
• Symbole faktur
• Lista symboli faktur

Pole Lista komórek wypełniamy tylko wtedy gdy faktury są wystawiane z komórką. Następnie wypełniamy jedno z pól: Symbole faktur (gdzie wybieramy poszczególne symbole faktur), albo Lista symboli faktur (gdzie wybieramy identyfikator wczesniej utworzonej listy symboli faktur).

Następnie uruchamiamy tworzenie pliku za pomocą ikonki Wykonaj (F1) (F1). Należy zwrócić uwagę na to, że program utworzy nam pliki oddzielnie dla każdej waluty, która występowała w fakturach. Tak więc jeśli mamy faktury w PLN i EUR to otrzymamy dwa pliki. Na ekranie powinien pojawić się informacja: „Operacja wykonana poprawnie” i wybór „OK” lub „Pobierz”. Klikamy „Pobierz”. Pojawia się okienko do otwarcia pliku lub zapisu pliku. W zależności od tego jak mamy skonfigurowaną przeglądarkę plik zapisze się w określonej lokalizacji z domyślną nazwą lub samodzielnie będziemy mogli plik zapisać z wybraną nazwą w wybranej lokalizacji.

Otrzymany plik jest plikiem typu „xml” i w takim formacie należy go zapisać. Plik nadaje się do analizy przez organa kontrolujące lub do zaimportowania do innych programów zajmujących się plikami JPK. Po pobraniu pliku w systemie Firmatic klikamy OK.

Jeśli system utworzył plik dla kolejnej waluty to ponownie zobaczymy informację: „Operacja wykonana poprawnie” i wybór „OK” lub „Pobierz”. Klikamy „Pobierz” i jak powyżej plik zapisujemy. Itd.

Ogólne zasady posługiwania się programem FIRMATIC - wersja graficzna